A volte la lettera di vettura può creare confusione nella logistica e-commerce. A prescindere dalle dimensioni del tuo business, una lettera di vettura gestita nel modo sbagliato può comportare costi aggiuntivi, contrattempi e perfino non fare arrivare a destinazione i tuoi pacchetti.

Che tu abbia appena cominciato a consegnare i tuoi primi prodotti e stia cercando consigli su come procedere o che abbia già esperienza nella spedizione di pacchi, la nostra guida sulle lettere di vettura chiarirà i tuoi dubbi. In questo articolo troverai risposta alle seguenti domande:

Seguendo queste indicazioni, non correrai il rischio che i tuoi pacchetti non arrivino a destinazione per problemi con le lettere di vettura. Inoltre, risparmierai tempo e denaro utili per la crescita del tuo business. Sfrutta i nostri consigli per raggiungere la massima efficienza nelle tue procedure di spedizione.

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Cos’è e a cosa serve una lettera di vettura?

La lettera di vettura è un documento che contiene informazioni utili per il corriere che trasporta il pacco dal luogo di ritiro (il tuo magazzino) alla destinazione (il cliente).

Tali informazioni includono: codice postale, paese, numero di tracciamento spedizioni, data, quantità e peso della merce, indirizzo, convalida, oltre ovviamente a via, città e provincia in cui effettuare la consegna. La lettera di vettura può anche specificare il contenuto del pacco, specialmente in caso di spedizioni internazionali.

Inoltre la lettera di vettura contiene informazioni sul metodo di spedizione (espresso, standard, ecc.). Per fare in modo che il corriere sappia quale servizio è stato richiesto.

Ogni lettera di vettura è unica e non riutilizzabile. Per ogni nuova spedizione è quindi necessario crearne una nuova.

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Lettera di vettura: la struttura 

La lettera di vettura da applicare sulle spedizioni dirette contiene informazioni riguardanti la loro destinazione esatta. Permette di tracciare ogni fase della spedizione e garantisce che il servizio si svolga correttamente. Ogni corriere dispone di un template preciso per le proprie lettere di vettura. Poiché le lettere sono pensate apposta per essere consultate sia da persone che da macchine, devono essere chiare e ben leggibili. Ogni corriere imposta la propria lettera di vettura in modo che si adatti alle procedure interne di smistamento e consegna. Per questo motivo è essenziale usare il modello messo a disposizione dal corriere.

La lettera di vettura contiene codici a barre, numeri e lettere. Tutti sono fondamentali ai fini della spedizione. Ogni sezione fornisce indicazioni riguardanti una fase specifica della filiera.

Com’è fatta una lettera di vettura

  1. Nome e indirizzo del mittente.
  2. Nome e indirizzo del ricevente.
  3. MaxiCode, un codice che una macchina può leggere in ogni direzione.
  4. Codice di instradamento (routing code), che offre informazioni sulla destinazione del pacchetto in fase di smistamento.
  5. Codice di avviamento postale a barre.
  6. Tracking number, ovvero il numero fornito al cliente per consentirgli di tracciare la spedizione.
  7. Tipologia di servizio, cioè il metodo di consegna offerto dal corriere (espresso, standard ecc.).

La maggior parte delle informazioni sono generate automaticamente dal corriere. I dati principali che dovrai inserire sono:

  • Nome e indirizzo del mittente.
  • Nome e indirizzo del ricevente.
  • Tipologia di servizio.

Nota bene: il formato standard di una lettera di vettura è di 10 x 15 mm. Se queste dimensioni non si adattano a quelle del tuo pacchetto, altre misure standard disponibili sono 15 x 7 cm e 10 x 10 cm.

Come creare una lettera di vettura? 

I corrieri hanno requisiti specifici per le lettere di vettura. Non potrai quindi creare documenti personalmente o compilare la lettera a mano. Per crearne una, dovrai seguire le indicazioni del corriere (che saranno specificate nei paragrafi successivi).

Hai a disposizione due opzioni:

  • recarti all’ufficio postale della tua zona e acquistare una lettera di vettura.
  • procurarti una lettera di vettura autonomamente.

Se decidi di recarti in posta, sappi che le lettere di vettura costano di più se acquistate al dettaglio. Più vantaggioso è procurarsi la lettera di vettura in modo autonomo. Approfitta degli sconti di spedizione e concorda quando ritirare il pacchetto invece di dover fare la fila in posta. Esistono addirittura modi per automatizzare il processo, così da ridurre il numero di informazioni da inserire a mano.

Puoi procurarti la lettera di vettura in uno dei modi illustrati di seguito.

1: Crea la tua lettera di vettura online

Puoi creare la lettera di vettura usando la procedura online fornita dal corriere. Ogni corriere ha in dotazione uno strumento online che consente di creare lettere di vettura conformi ai suoi requisiti specifici. Basta andare sul sito della ditta, compilare il modello e scaricare il file per stamparlo.

Non si tratta però del metodo più veloce: per ogni singolo ordine dovrai recarti sul sito ed inserire le informazioni manualmente.

2: Usa un software per lettere di vettura

Questa opzione ti permette di scaricare il modello messo a disposizione da un dato corriere e compilare la lettera di vettura direttamente dal tuo computer. Potrai inoltre personalizzare il processo automatizzando alcune parti e lavorare offline.

3: Automatizza il processo con un software di spedizione

Con un software di spedizione puoi raggruppare le informazioni relative all’ordine a partire da più piattaforme e corrieri, per poi compilare i moduli che ti servono in modo semplice e veloce. Un buon software di spedizione ti consente di connetterti direttamente al tuo negozio online, recuperare le informazioni sull’ordine richieste nella lettera di vettura e creare automaticamente la lettera di vettura usando il template corretto.

Se devi gestire un alto numero di ordini, un software di spedizione può farti risparmiare tempo e fatica, evitandoti lo sforzo di compilare le lettere di vettura a mano.

Nel dovere scegliere un software di spedizione, considera i seguenti aspetti:

  • Quali piattaforme di vendita (Shopify, Magento, ecc) devi integrare?
  • Quante spedizioni effettui al mese?
  • Verso dove spedisci? Fai spedizioni internazionali?
  • Quali corrieri preferisci o vorresti utilizzare per le tue spedizioni?

Quando fare il prossimo passo?

A prescindere dal numero di pacchi spediti, ti sconsigliamo di acquistare le tue lettere di vettura pagando al dettaglio presso il tuo ufficio postale. E’ più costoso e ti fa perdere tempo. I metodi già indicati ti permetteranno di risparmiare tempo e denaro.

Se spedisci meno di 10 pacchi a settimana: crea le lettere di vettura online sul sito del corriere da te selezionato.

Informati su quale corriere offre il servizio che più risponde alle tue necessità e al tuo budget. Prendi in considerazione altri servizi che potrebbero tornarti utili, come l’opzione che il corriere ritiri il pacchetto direttamente da casa o dall’ufficio. Se ciò non è possibile, verifica qual è il punto ritiro più vicino dove depositare i tuoi pacchetti. In questo modo non dovrai preoccuparti di trasportare personalmente i tuoi pacchi per darli in consegna al corriere.

Se spedisci più di 10 pacchi a settimana: considera l’utilizzo di un software per lettere di vettura o di un software di spedizione.

Il software di spedizioni Sendcloud è gratuito e ti permette di creare lettere di vettura con tariffe di spedizione preimpostate o usando i tuoi contratti. Connettere il tuo negozio online a Sendcloud è facilissimo; puoi inoltre abilitare più corrieri per fornire ai tuoi clienti un maggior controllo sul tipo di servizio desiderato. Altri vantaggi sono l’accesso dedicato alle e-mail di tracking di Sendcloud e un portale dei resi personalizzato per gestire i resi del tuo e-commerce. Man mano che il tuo negozio online si espande potrai sfruttare diversi tipi di soluzioni che cresceranno assieme al tuo business. Che tu debba spedire un pacchetto alla settimana o più di 10.000, automatizzare le tue spedizioni ti farà risparmiare tempo e semplificherà le tue procedure.

Abbiamo pensato a tutto per il tuo negozio online, qui puoi trovare oltre 160 tool per il tuo e-commerce.

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I documenti dei corrieri

In questa sezione andiamo ad analizzare le lettere di vettura per ogni singolo corrieri in modo da fornire le informazioni più dettagliate possibile. Questi dettagli provengono da fonti ufficiali dei corrieri e/o fonti molto autorevoli.

Lettera di vettura Poste Italiane – Lettera di vettura SDA

Lettera di vettura Poste Italiane - Lettera di vettura SDA

Per quanto riguarda Poste Italiane (e SDA), la situazione è la seguente. Come specificato sul sito del corriere, si tratta di un documento essenziale per tutte le spedizioni effettuate. Si tratta della prova della spedizione. Inoltre, attraverso il codice della lettera di vettura Poste Italiane è possibile ottenere tutte le informazioni riguardanti la consegna. Il corriere offre anche indicazioni sulla compilazione:

  • Mittente e ricevente: nome, indirizzo, ragione sociale, CAP e numero di telefono (completo di prefisso).
  • Dimensione della spedizione e numero di colli.
  • Peso.

Non appena questa viene completata, dev’essere firmata. All’atto della firma, colui che la compila accetta le condizioni di trasporto del corriere. Lo step finale del processo è la firma del destinatario alla consegna.

Lettera di vettura Bartolini

Lettera di vettura bartolini

La lettera di vettura Bartolini rappresenta – anche in questo caso – il documento utile al corriere per effettuare la consegna. Le indicazioni fornite da BRT per la compilazione sono le seguenti: numero di colli, nome del destinatario, luogo presso cui dev’essere effettuata la consegna, natura e peso della spedizione e note aggiuntive (una sezione dov’è possibile specificare informazioni aggiuntive per la consegna).

BRT, inoltre, specifica come il documento sia consultabile senza problemi online. E’ possibile accedervi – se clienti Bartolini – nell’area servizi online – servizio POD image – nel caso in cui forniti di password (e quindi, appunto, clienti del corriere).

Lettera di vettura GLS

Lettera di vettura GLS

Nella sezione “modulistica” del sito di GLS è possibile scaricare tutti i documenti necessari per le spedizioni, sia nazionali che internazionali.

GLS rende disponibili diverse opzioni per le spedizioni, tra cui:

  • Il recarsi presso una sede fisica del corriere.
  • Far arrivare il corriere presso la propria abitazione (o impresa) per un ritiro del pacco da spedire.
  • L’uso dei servizi online di GLS (servizio weblabeling).

Tutte queste opzioni, però, hanno qualcosa in comune: le scatole devono contenere le informazioni necessarie per la spedizione. La lettera di vettura GLS contiene tutti i dettagli di consegna e viene applicato dagli addetti del corriere nei primi due casi. Cosa succede invece nel caso del weblabeling? In questa circostanza particolare, il mittente può introdurre tutte le informazioni in autonomia dal portale GLS.

Un metodo come questo è perfetto per l’integrazione con una soluzione come Sendcloud. Infatti un processo Weblabeling-Sendcloud permetterebbe l’automazione completa e totale del processo di logistica e spedizione per ogni e-commerce.

Lettera di vettura DHL

Lettera di vettura DHL

La lettera di vettura DHL deve essere compilata in 11 passaggi illustrati di seguito.

  1. Codice cliente pagante: per l’addebito e i dati dell’assicurazione di colui che paga. Nel caso in cui le spese di spedizione non fossero a carico del mittente è necessario specificare il codice cliente del soggetto preposto al pagamento (se non specificato – viene fatturato a colui che effettua la spedizione). In questo campo, inoltre, è possibile assicurare la spedizione specificandone il valore nell’apposita casella.
  2. Codice cliente del mittente: inserire il codice cliente proprio (di chi spedisce) per addebitare a proprio carico le spese.
  3. Nome contatto: in questa sezione deve essere inserito il nome completo del mittente e della persona da contattare.
  4. Numero riferimento cliente: si inserisce il riferimento cliente. I primi 12 caratteri – in questa sezione – sono riportati sulla fattura.
  5. Nome ed indirizzo del mittente: i dettagli da inserire in questo box sono: numero di telefono e/o fax ed indirizzo mail, nome della società mittente (e dipartimento eventuale) e coindirizzo completo.
  6. Nome ed indirizzo del destinatario: DHL non consegna a caselle postali – c’è da fare attenzione a questo aspetto! In questa sezione devono essere inserite le seguenti informazioni: persona o società destinataria, numero di telefono e/o fax ed indirizzo mail ed indirizzo completo (incluso lo stato) e il nome di una contact person.
  7. Dettaglio della spedizione: in questa sezione devono essere riportate:
    1. Numero di colli che compongono la spedizione.
    2. Dimensioni precise (in centimetri) di ogni collo che compone la spedizione (lunghezza, larghezza, altezza).
    3. Iniziale del nome e cognome esteso del mittente.
    4. Peso totale (arrotondato per eccesso al mezzo kilo successivo).
  8. Descrizione completa del contenuto: indicandone contenuto e quantità.
  9. Spedizioni non document: per evitare qualsiasi tipo di problema in fase di sdoganamento, DHL richiede in questa sezione informazioni molto precise e puntuali sul contenuto del pacco e il suo controvalore economico.
  10. Prodotti e servizi DHL: in questa sezione è presente una lista dei servizi DHL che è possibile barrare a richiesta.
  11. Firma del mittente e data

Lettera di vettura UPS

Lettera di vettura UPS

Le lettere di vettura UPS prendono il nome di UPS smart label. Sono del tutto elettroniche e presentano un codice a barre (elemento chiave dell’etichetta).

Il codice a barre è l’elemento centrale e porta – come specificato da UPS stessa – diversi vantaggi:

  • Servizi accessori per i pacchi che hanno la smart label.
  • Massima affidabilità: il codice a barre infatti include tutte le informazioni che vengono automaticamente importate dal sistema.
  • Tempi brevi: i pacchi dotati delle smart label passano nei sistemi UPS ad una velocità massima.

I modi per creare queste lettere di vettura UPS sono molteplici e variano a seconda del metodo di spedizione adottato. In generale, però si riducono a: sito internet del corriere (per poi impostare la spedizione con UPS internet shipping), utilizzare un software terzo oppure l’integrazione tramite API.

Lettera di vettura TNT

Lettera di vettura TNT

La lettera di vettura TNT contiene un codice (unico) emesso dal corriere stesso e contiene – come per gli altri corrieri – tutte le informazioni necessarie per la spedizione. Anche TNT mette a disposizione dei clienti diversi modi per compilare questi documenti.

Nello specifico:

  • Utilizzare il sistema online di spedizione di TNT. Si inseriscono le informazioni relative alla consegna e lo strumento online crea automaticamente la lettera di vettura TNT pronta per la spedizione. Questo processo è manuale e molto time-consuming. Per questo motivo una soluzione come Sendcloud rappresenta sempre la soluzione migliore per ridurre a zero il margine d’errore e automatizzare l’intero processo.
  • C0ntattare il corriere per richiedere la modulistica da compilare in un secondo momento a mano.

Lettera di vettura Nexive

Lettera di vettura nexive

La lettera di vettura Nexive (o barcode) identifica la spedizione in maniera univoca e senza errori. E’ composto, inoltre, da una serie di caratteri che – in genere – inizia per STCP.

Questo barcode viene comunicato al destinatario dal corriere o da colui che spedisce il pacco (la prima ipotesi vale solo quando colui che effettua la spedizione comunica a Nexive i recapiti – indirizzo mail e/o numero di cellulare – del destinatario).

Come stampare una lettera di vettura?

Per stampare la tua lettera di vettura hai a disposizione due opzioni principali. Usare una comune stampante a inchiostro o laser oppure una stampante termica per etichette, che non necessita di inchiostro.

Stampanti a inchiostro o laser

Generalmente l’uso delle stampanti a inchiostro non è consigliato. Ma questa opzione è sufficiente se si tratta di stampare solo poche lettere di vettura al mese. Assicurati comunque che la stampa risulti chiara e a fuoco, e che l’inchiostro non sia sbavato.

Se hai bisogno di stampare una quantità maggiore di lettere di vettura, ricorda che l’inchiostro per stampanti è piuttosto caro.

Oltre a ciò, i tuoi pacchetti potrebbero prendere pioggia oppure venire maneggiati con poca cura: in casi simili c’è il rischio che la comune carta si rovini e che l’etichetta diventi illeggibile. Assicurati quindi che l’etichetta sia impermeabile e che aderisca bene al pacchetto. Applica del nastro adesivo trasparente, oppure inseriscila in una busta di plastica.

Verifica che la lettera di vettura risulti chiara e leggibile sia a una persona che a una macchina.

Le stampanti laser sono in grado di realizzare etichette di qualità superiore e più precise rispetto a quelle ottenute da una stampante ad inchiostro, specie se dovessi usare delle apposite etichette per pacchi. Ma questa opzione potrebbe risultare poco economica, visto il costo delle etichette per stampante laser e delle cartucce toner, che devono essere sostituite una volta esaurito l’inchiostro. Non è quindi una scelta conveniente se devi stampare solo poche lettere di vettura al mese.

Stampanti termiche per etichette

Le stampanti termiche per etichette sono progettate apposta per questo tipo di stampa e sono quindi l’opzione migliore. A parte il rotolo di etichette, non necessitano di altre risorse come l’inchiostro o il toner. Queste stampanti usano il calore per creare forme sulla carta, ottenendo etichette precise e a lunga durata.

Anche se non sono molto economiche, rappresentano un buon investimento nel caso in cui tu debba stampare un gran numero di lettere di vettura e non voglia investire nei materiali aggiuntivi richiesti dalle altre opzioni.

Dove mettere la lettera di vettura sul pacco?

Dovrai attaccarla su una delle superfici del pacchetto. Con tutta probabilità, su quella superiore, specialmente se il pacco presenta un’etichetta del tipo “Alto” (in inglese This Way Up). La lettera di vettura deve essere della giusta grandezza, in modo che la superficie dove è collocata la contenga per intero. Assicurati che non vada oltre il bordo: alcune informazioni importanti potrebbero risultare poco chiare o difficili da scansionare.

Verifica che la sia ben incollata al pacchetto, senza irregolarità che potrebbero renderla illeggibile.

Molti preferiscono proteggere la lettera di vettura coprendola con del nastro adesivo trasparente. Un’altra possibilità è inserirla in una busta in plastica da attaccare al pacchetto, in modo che non si danneggi né si bagni. Questa soluzione è spesso usata per i moduli doganali che accompagnano le spedizioni internazionali.

A prescindere da ciò che scegli, controlla che la lettera di vettura sia leggibile in tutte le sue parti.

Altre etichette da applicare per la spedizione

La maggior parte dei corrieri richiede di indicare il contenuto del pacchetto, specie quando si tratta di spedizioni internazionali.

È inoltre consigliabile segnalare se il contenuto è fragile, deperibile, corrosivo, infiammabile ecc. Non scordare di apporre l’etichetta “Alto” (This Way Up) se necessario, in modo che il corriere sia informato su come maneggiare la spedizione e possa prevenire danni al contenuto.

Questo tipo di etichette contribuisce a fare arrivare la merce in ottime condizioni. Il che è fondamentale per la soddisfazione dei tuoi clienti, per ottenere buone recensioni ed evitare i costi aggiuntivi di sostituire il prodotto e rispedirlo.

Per quanto riguarda le spedizioni internazionali, però, non dimenticarti di tutti i documenti necessari. In questi articoli potrai avere tutte le informazioni di cui hai bisogno a riguardo (e potrai creare i tuoi documenti direttamente dagli articoli!): fattura commerciale e l’HS code.

Il partner perfetto per stampare le lettere di vettura (e molto altro)

Un consiglio finale per le tue lettere di vettura (e non solo). Con Sendcloud potrai stampare le lettere in blocco automaticamente senza perdere nemmeno un secondo. Inoltre, la gestione dei tuoi ordini (anche multicorriere e su diverse piattaforme di vendita – compresi i marketplace) sarà del tutto automatica.

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Siamo curiosi di conoscere i tuoi consigli e le tue esperienze con le lettere di vettura! Se hai altre domande, scrivile nei commenti qui sotto. Se invece hai voglia di vedere un breve video (ti rubiamo 2 minuti) puoi scoprire come funziona Sendcloud in modo visuale e molto breve!

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