La sensazione più bella quando hai un ecommerce è quando ti arrivano tantissimi ordini dai clienti, vero? Perché significa che la tua attività sta andando alla grande.
Tuttavia, gestire un grande volume di ordini non è affatto una passeggiata. È vero, ma esistono tantissimi modi per avere il pieno controllo sulla tua gestione degli ordini. Abbiamo 5 ottimi consigli per te, ma innanzitutto partiamo dalle basi…
Cos’è la gestione degli ordini?
La risposta potrebbe sembrare scontata, ma in realtà la gestione degli ordini va ben oltre la semplice azione di gestire gli ordini. Immaginala come il cervello pensante che controlla ogni singolo passaggio del percorso di effettuazione ed evasione degli ordini.
Il modo in cui gestisci gli ordini può decidere le sorti delle tue relazioni con i clienti. Una buona gestione può aiutarti a fidelizzarli, ad aumentare i flussi delle tue entrate e persino a trovare dei metodi per risparmiare soldi!
Per poter gestire adeguatamente un elevato volume di ordini, hai bisogno di un OMS (Order Management System), ovvero un sistema di gestione degli ordini. A differenza di un WMS (Warehouse Management System, ovvero sistema gestionale di magazzino) che gestisce solo i processi in magazzino, un OMS consente di gestire in modo digitale tutto il ciclo di vita di un ordine.
Questo sistema traccia tutte le informazioni e i processi necessari per evadere un ordine, incluse l’immissione dell’ordine, l’evasione, l’assistenza post-vendita e molto altro. Un OMS può essere facilmente integrato con un WMS e l’utilizzo congiunto di entrambi i sistemi garantisce una logistica in entrata e in uscita molto più efficiente.
C’è anche da dire, però, che un OMS è solo uno dei tasselli che compongono il puzzle di un’evasione ordini semplificata.
L’importanza di una gestione degli ordini precisa e ottimizzata
Quasi tutti i processi e i sistemi della tua filiera sono interessati dalla gestione degli ordini. Eppure, è probabile che anche tu, come la gran parte delle aziende, non supervisioni più internamente la gestione degli ordini.
Probabilmente collabori con molti partner diversi, come spedizionieri terzi o servizi di prelievo e imballaggio.
In queste condizioni, è molto facile perdere di vista i tuoi ordini e non averli sotto controllo. A quel punto, ti devi affidare a costosi processi manuali per completare e consegnare gli ordini senza commettere errori.
Un OMS ti fornisce una visibilità completa sui tuoi ordini, ti aiuta a tenere sotto controllo i costi e ti consente di automatizzare i processi manuali e ridurre gli errori.
Altrettanto importante per la reputazione del tuo business è una gestione degli ordini precisa e ottimizzata. Può avere ripercussioni dirette sulla percezione che le persone hanno sul tuo brand.
I tuoi clienti si aspettano una customer experience agevole, senza intoppi. Vogliono poter vedere gli aggiornamenti su tutti i passaggi del processo di evasione di un ordine.
Ogni singolo passaggio del tuo processo di gestione degli ordini è un’opportunità per fornire una customer experience positiva e potenziare la retention e i ricavi. È per questo che una gestione degli ordini precisa e ottimizzata fa la differenza.
Partendo da questa base, vediamo insieme 5 modi per ottimizzare il tuo processo di gestione degli ordini e trarne il massimo beneficio.
5 modi per ottimizzare la tua gestione degli ordini
1. Semplifica la gestione del magazzino
La fase di prelievo e imballaggio degli ordini è un processo intenso e che assorbe un’enorme quantità di tempo. Secondo Business Insider, i magazzinieri dedicano tra le 10 e le 12 ore al giorno al prelievo degli articoli dagli scaffali. È una quantità di tempo enorme dedicata alla preparazione e quando i lavoratori iniziano a essere stanchi tendono a commettere più errori.
Semplificare il tuo processo di prelievo e imballaggio ti consentirà di risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare complessivamente la tua gestione degli ordini.
Sì, potresti decidere di cambiare la disposizione del tuo magazzino, riorganizzare l’inventario, utilizzare un sistema gestionale di magazzino e far verificare tutti gli ordini prima della spedizione, ma chi si occuperà di tutto questo?
Se invece cambi direttamente il modo in cui prelevi e confezioni i tuoi ordini, risolvi rapidamente il problema a monte. Automatizzare in parte o in tutto il tuo processo di prelievo e imballaggio con una soluzione come Pack & Go di Sendcloud ti cambierà davvero la vita. Elabora facilmente gli ordini e stampa le etichette con un semplice clic. Preleva gli articoli in modo più efficiente con le liste di prelievo e poi confeziona gli ordini con l’aiuto delle bolle di accompagnamento. Con una funzionalità aggiuntiva come Imballaggio ordini, poi, puoi scansionare facilmente gli articoli prima di inviarli al cliente, così da poter fare un doppio check prima della spedizione.
2. Migliora la visibilità degli ordini e la comunicazione
Non c’è nulla che trasmetta più frustrazione ai clienti che restare all’oscuro sullo stato del proprio ordine. Non sopporteranno risposte ambigue né silenzi in caso di ritardo del loro ordine e pretenderanno di ricevere una spiegazione.
Per non parlare dell’assistenza clienti. Se non hanno accesso alle informazioni giuste in risposta ai loro quesiti, anche in questo caso attirerai le loro critiche.
Uno dei segreti per una gestione ordini di successo è la visibilità degli ordini. I tuoi clienti e i tuoi addetti all’assistenza saranno molto più tranquilli se fornisci loro la possibilità di tenere traccia degli ordini.
Il mancato tracciamento di un ordine equivale a un numero maggiore di email e telefonate da parte di clienti scontenti e, di conseguenza, a maggiore frustrazione e spreco di tempo per il tuo ufficio di assistenza clienti. Per non parlare del fatto che la reputazione del tuo brand potrebbe esserne minata.
Tutto questo lo puoi eliminare alla radice. Con le pagine e le email di tracking totalmente automatizzate che forniscono aggiornamenti chiari e tempestivi puoi avere la certezza che i tuoi clienti siano sempre al corrente di ciò che accade ai loro ordini. Vantaggio aggiuntivo: puoi brandizzare tutte le tue email di tracking per favorire la fidelizzazione dei tuoi clienti.
3. Semplifica i resi
I resi sono un processo inevitabile per qualunque ecommerce. E allora perché non semplificarli il più possibile?
I clienti vogliono avere la flessibilità di restituire gli articoli acquistati, spesso a costo zero. Siamo sicuri che l’ultima cosa che vuoi è che le persone esitino ad acquistare o abbandonino il carrello a causa di una politica di reso complicata o di costi di reso molto elevati.
La tua politica per i resi deve semplificare il più possibile la restituzione degli articoli. Nella nostra ultima ricerca sui consumatori abbiamo rilevato che il 71% degli acquirenti online effettuerebbe ordini più frequenti da un ecommerce se venisse offerto loro un metodo facile e veloce per rendere gli articoli.
Un procedura di reso efficiente non solo migliora la customer experience, ma rende anche più semplice e veloce la rivendita degli articoli restituiti.
Ecco in che modo puoi agevolare il processo di reso per te e per i tuoi clienti:
Comunica chiaramente la tua politica di reso. Esplicita chiaramente i termini e i tempi di reso, così i tuoi clienti sapranno cosa aspettarsi e tu riceverai gli articoli restituiti in modo adeguato e tempestivo.
Fornisci un’etichetta di reso nella confezione. Questo non solo migliora la customer experience, ma riduce anche il carico di lavoro per il tuo team di assistenza clienti.
Utilizza un portale dei resi automatizzato. Tutto il tuo processo di reso può essere automatizzato completamente. L’automatizzazione semplifica la vita a te e fornisce una comoda esperienza di reso self-service ai tuoi clienti.
Implementa un efficace sistema di logistica inversa. Una volta ricevuti gli articoli resi, è importante avere già a disposizione un sistema funzionante per elaborarli efficacemente. Ciò include ispezionare gli articoli, verificare che possano essere rivenduti e prepararli per la rivendita.
4. Utilizza gli strumenti di analisi per monitorare ordini e resi
Gli strumenti di analisi ti aiutano a misurare il comportamento dell’utente, le tendenze delle performance, il ritorno sull’investimento e molto altro ancora. Nell’ecommerce moderno, le informazioni e i dati sono una vera e propria forza.
Questo è particolarmente vero per i tuoi team vendite e di assistenza clienti che si rapportano direttamente con i clienti in relazione a ordini, pagamenti, spedizioni e resi. Ottenere i dati giusti in tempo reale è una svolta.
Altrettanto essenziale è avere accesso alle analisi e statistiche per poter ottimizzare la tua gestione degli ordini a lungo termine. Avere dati attendibili sulle tendenze degli ordini e dei resi, sui tempi di spedizione e sui ricavi generati ti aiuta a prendere decisioni commerciali più rapidamente.
I dati ti raccontano una storia inedita sul tuo business, ti forniscono una panoramica che potresti non ottenere altrimenti. Immaginiamo ad esempio che tu abbia notato che ci sono degli articoli in particolare che vengono restituiti più di altri. Avere accesso ai dati di analisi ti aiuta a inquadrare quei resi e a capire come poter ridurre il tasso di reso.
Immaginiamo invece che hai notato un prodotto in particolare le cui scorte stanno volando. Solo dei dati attendibili ti diranno esattamente quanti ne stai vendendo e, in base alle analisi, potrai decidere se ricollocare quel prodotto in magazzino per un processo di prelievo e imballaggio più veloce.
Disporre di analisi e statistiche attendibili ti consente di focalizzarti sulle aree del tuo processo di gestione degli ordini che richiedono più attenzione. L’utilizzo di dati precisi ti fornisce una panoramica chiara su quello che sta accadendo in tutti i tuoi reparti commerciali.
Una visibilità come questa significa:
Maggiore efficienza operativa
Previsioni più precise
Rischi ridotti
5. Integra il tuo processo di spedizione
Nella gestione degli ordini, le tempistiche rappresentano un elemento differenziale essenziale, soprattutto perché Amazon ha alzato di molto l’asticella. Grazie, Jeff Bezos! Questo significa che per gestire i tuoi ordini devi attingere fortemente alla tua creatività.
Per una gestione degli ordini brillante, la consegna è essenziale. Per questo ha senso integrare il tuo OMS con un software per le spedizioni come Sendcloud.
Se integri una piattaforma di spedizioni con il tuo sistema di gestione degli ordini, i dati degli ordini possono essere immediatamente condivisi in modo semplice e veloce. Tutto questo si traduce in consegne più rapide per i tuoi clienti e costi operativi minori per il tuo business. Ci andate a guadagnare tutti!
Ecco alcune delle azioni che potrai effettuare se integri il tuo OMS con una piattaforma per le spedizioni:
Collegarti con i corrieri nel giro di pochi secondi
Creare etichette di spedizione quasi all’istante
Monitorare gli ordini
Generare moduli doganali per spedire su scala globale
Creare messaggi di tracking brandizzato
Elaborare qualunque reso automaticamente
In termini pratici, avrai a disposizione un’integrazione potente per organizzare gli invii e stampare le etichette di spedizione nell’arco di qualche secondo. Nella maggior parte dei casi, dovrai solo scansionare i codici a barre dei tuoi articoli e la piattaforma di spedizione si occuperà del resto. Si tratta di un risparmio di tempo incredibile.
Ogni tua spedizione è una metrica di performance per la gestione degli ordini che dovresti misurare. Combinare una piattaforma per le spedizioni con il tuo OMS ti consente di monitorare i tempi del ciclo di evasione dei tuoi ordini per identificare eventuali colli di bottiglia e rimuoverli o ridurli. Tutto questo si traduce in spedizioni migliori e più clienti soddisfatti.
In conclusione
Per le performance del tuo business, una gestione degli ordini semplificata fa un’enorme differenza. Tuttavia, arriva un momento in cui non c’è più nulla da poter semplificare. A partire da lì, puoi decidere di iniziare a potenziare il tuo sistema di gestione degli ordini e integrare con una piattaforma per le spedizioni come Sendcloud.
Questa combinazione spianerà la strada per l’ottimizzazione della gestione del tuo magazzino, per il miglioramento della visibilità degli ordini e della comunicazione con i tuoi clienti, per la semplificazione del tuo processo di reso e per un accesso ai dati chiave per una gestione migliore del tuo business.
Appassionata di ecommerce e logistica, Serena dedica la sua competenza ad analizzare e svelare i trend in costante evoluzione del settore. In qualità di Content Specialist a Sendcloud, condivide preziosi consigli e strategie per aiutare i retailer online a far crescere il loro business.
