Per spedire ed evadere gli ordini, gli e-commerce devono far fronte a costi piuttosto significativi: rappresentano infatti il 15-20% delle vendite nette totali. Se aggiungiamo poi che ci sono volte in cui le fatture di spedizione sono più alte del previsto, la cosa diventa un incubo da un punto di vista finanziario.
Tra i vari fattori che fanno aumentare i costi di spedizione ci sono i supplementi e le consegne mancate e la cosa peggiore è che spesso non è neanche chiaro da dove provengano queste spese extra, a cui si aggiunge il fatto che il 5% in media dei colli viene fatturato in modo errato, aumentando ancora di più la confusione.
È evidente che si debba fare qualcosa per cambiare la situazione. Scopriamo insieme questi quattro metodi per identificare i supplementi occulti sulle spedizioni e risparmiare sui costi.
Quali sono le cause dei costi occulti delle spedizioni?
Non c’è dubbio che risparmiare sui costi di spedizione abbia un impatto significativo sui tuoi margini di profitto, ma è un obiettivo difficilmente raggiungibile se non hai a disposizione dati intelligenti per verificare che tutti gli elementi della fattura siano corretti.
Vediamo insieme in quali situazioni possono emergere costi aggiuntivi nascosti e come è possibile identificarli ed eliminarli una volta per tutte.
3 tipi comuni di spese nascoste
Entro il 2025, il mercato globale dell’e-commerce raggiungerà l’incredibile cifra di 4,8 trilioni di dollari, e si stima che entro il 2027 quasi il 23% delle vendite al dettaglio avverrà online.
Questo ha portato a un aumento del volume complessivo delle spedizioni, spingendo le imprese di logistica a consegnare in modo più rapido ed efficiente. Tutto questo ha anche un impatto sui costi di spedizione, perché possono verificarsi imprevisti di varia natura e origine, come prezzi imprecisi, supplementi, danni, perdite, circostanze inattese in fase di consegna e molto altro ancora.
Diamo un’occhiata alle tre tipologie di spese nascoste più comuni a cui prestare attenzione.
1. Supplementi sulle spedizioni
I supplementi sono piuttosto frequenti, soprattutto quando si spediscono grandi volumi di pacchi. Di sicuro ti sarà capitato di notare un costo extra sulla tua fattura o persino che ti sia addebitato ripetutamente lo stesso supplemento. I supplementi sono spese aggiuntive che i corrieri aggiungono al prezzo di spedizione concordato.
- Alcuni dei supplementi più comuni sono:
- Supplementi per il carburante
- Supplementi stagionali
- Supplementi per consegna privata
- Pacchi non ripiegabili
- Indirizzi non leggibili
- Classe di peso errata
La maggior parte dei supplementi viene calcolata dopo l’evasione dei pacchi, il che comporta un grosso svantaggio: diventano meno visibili e possono comparire in fattura anche con un certo ritardo.
Vuoi evitare i supplementi più comuni? Verifica che le dimensioni del pacco corrispondano a quelle delle etichette stampate.
Nelle spedizioni di merci, alcuni supplementi sono anche chiamati spese accessorie e vengono applicati quando è necessaria una gestione supplementare a causa delle dimensioni, del peso o dell’imballaggio dell’articolo.
Un altro esempio di servizio speciale è l’uso della sponda montacarichi per quando il corriere deve ritirare o consegnare i pacchi in un luogo privo di piano caricatore.
2. Dati sulle spedizioni imprecisi
Anche i dati imprecisi e i calcoli errati contribuiscono a creare maggiorazioni occulte e non sono nemmeno facili da tracciare, il che rende il processo costoso e complicato.
Ecco alcuni degli errori correlati ai dati imprecisi:
- Tassi di cambio errati (quando si spedisce su scala internazionale)
- Calcoli errati di pesi o numeri di colli/pallet
- Spedizioni duplicate sulla stessa fattura
- Errori contrattuali che determinano differenze nelle tariffe negoziate rispetto a quelle fatturate
- Sconti mancati sui volumi che portano a pagare più del dovuto (quando la spedizione è stata di entità maggiore) o a pagare una commissione perché non si sono rispettati i volumi
3. Promesse di consegna disattese
Infine, anche le promesse non mantenute contribuiscono ad aumentare i costi di spedizione. Quando parliamo di promesse di consegna disattese ci riferiamo alle spedizioni che non sono state consegnate entro i tempi concordati.
Immaginiamo che 20 dei tuoi pacchi debbano essere spediti con corriere espresso e che alla fine vengano consegnati dopo 24 ore. Questo per te rappresenta una spesa inutile, perché avresti potuto risparmiare scegliendo un metodo di spedizione standard invece di uno premium, e sappiamo bene che la consegna premium è cara, soprattutto per le spedizioni internazionali. Inoltre, dovrai anche occuparti di rispondere ai reclami dei clienti e di fornire soluzioni per fare arrivare gli ordini in tempo, il che incide anche sulle tue entrate.
La cosa peggiore poi è che se non hai il software giusto per identificare queste promesse di consegna non mantenute, non saprai mai se hai pagato più del dovuto.
4 modi per individuare i costi nascosti delle spedizioni
Adesso che conosci le ragioni più comuni che originano i supplementi nascosti, sarà già più facile individuarli. Ma come si può avere la certezza che tutte le fatture dei corrieri siano sempre controllate? Hai varie opzioni per effettuare un audit dei pacchi; vediamole in dettaglio, così da poter prendere la decisione più adatta alla tua azienda.
1. Esegui degli audit manuali
Le verifiche manuali sono probabilmente l’opzione meno ideale, perché si tratta di un processo impegnativo. Probabilmente è la stessa ragione per cui spesso si trascura il controllo delle fatture. A seconda delle dimensioni della tua azienda e del numero di pacchi che spedisci, però, potrebbe comunque essere un’opzione fattibile.
Se questo è il tuo caso, ecco una procedura dettagliata per controllare manualmente le fatture dei tuoi corrieri utilizzando Excel:
- Controlla i dettagli della fattura: Controlla il numero della fattura, le date, le voci e i prezzi.
- Verifica i pacchi inclusi nella spedizione: Verifica che il numero totale dei pacchi spediti corrisponda a quelli scansionati.
- Controlla che le dimensioni e il peso siano precisi: Confronta l’etichetta che hai creato con le dimensioni fornite e il peso.
- Verifica i supplementi: Identifica i costi relativi ai servizi e gli altri supplementi indicati nella fattura e analizzali attentamente. Se l’importo totale è superiore a quello di qualsiasi altra fattura, ricontrolla la fattura e il contratto del corriere.
- Controlla se ci sono spese duplicate: Identifica i duplicati, probabilmente l’attività più semplice da svolgere manualmente.
- Effettua verifiche incrociate con i dati di tracking: Confronta il quadro completo dei tuoi dati di tracking con la fattura per identificare eventuali discordanze.
Seguire questo processo può facilmente comportare un ingente carico di lavoro per uno dei membri del tuo team. Fortunatamente, esistono metodi più intelligenti per eseguire le verifiche sui pacchi.
2. Usa i software di audit dei pacchi
I software sono diventati sempre più intelligenti. Considerando i milioni di pacchi spediti dai diversi corrieri, un software di audit dei pacchi può essere davvero una salvezza. Questo tipo di software è in grado di effettuare verifiche incrociate delle spedizioni sulla base del contratto del tuo corriere, dell’ordine e dei dati del pacco.
I software di verifica dei pacchi identificano automaticamente gli errori e i supplementi in fattura. E non solo! Integrano anche varie fonti di dati per effettuare audit e fornire insights di valore:
- Combinano varie sorgenti di dati come fatture, contratti e informazioni di tracking.
- Forniscono informazioni dettagliate sulla fattura, inclusi supplementi, spese errate, duplicati e molto altro.
- Verificano le spedizioni e controllano che siano state consegnate come da previsione.
- Segnalano le spese di spedizione sbagliate e prevedono i costi di spedizione per il futuro.
- Offrono dati dettagliati su come ridurre potenzialmente i costi di spedizione in base ai volumi e alle condizioni di spedizione a seconda dei vari corrieri.
Con i software di audit dei pacchi, come la nostra soluzione di shipping intelligence, sai sempre se stai pagando troppo, puoi migliorare i tuoi report finanziari e, più in generale, risparmiare sulle tue spese di spedizione.
3. Collabora con un revisore di terza parte
Un’altra opzione per eseguire controlli sui pacchi delle tue spedizioni ecommerce è quella di esternalizzarli completamente.
I revisori di terze parti utilizzano il proprio software proprietario per eseguire un audit sulle fatture di spedizione.
Spesso si assumono anche la responsabilità dell’applicazione dei rimborsi dei corrieri. Ecco alcuni dei dati che i revisori terzi controllano:
- Consegne in ritardo
- Pacchi smarriti
- Fatturazione duplicata
- Addebiti per la correzione degli indirizzi
- Addebiti per dimensioni e peso sbagliati
- Sconti non applicati
I revisori di terze parti sono spesso specializzati per determinati corrieri. Se spedisci con vari corrieri, scegline uno che abbia le competenze necessarie. È anche opportuno valutare i loro onorari, perché ingaggiare un revisore può essere piuttosto caro e compromettere i tuoi risparmi.
4. Formula previsioni sulla tua crescita futura
Non sarà un modo pratico per controllare le fatture, ma può sicuramente aiutarti a ridurre i costi e a prevenire le spese in eccesso. Se riesci a prevedere la crescita futura, puoi fare delle stime sui tuoi volumi di spedizione e cercare di negoziare tariffe migliori con i corrieri.
Inoltre, puoi valutare se ci sono metodi di spedizione più efficienti per te. Se sai che crescerai particolarmente in un determinato paese, ad esempio, puoi valutare alcune opzioni come le soluzioni 3PL e i magazzini locali o persino inviare direttamente i pacchi agli hub locali per sfruttare i punti di ritiro locali e le relative tariffe di spedizione.
E non è finita qui. Ecco alcuni dei vantaggi aggiuntivi che può apportarti una preventivazione adeguata dei volumi di spedizione:
- Con la giusta preventivazione, diventa più facile identificare le differenze tra i costi delle tue proiezioni e quelli effettivi; in questo modo, è anche più facile individuare le incongruenze.
- Prevedere la crescita futura aiuta anche a capire se è necessario investire in tecnologie o partner aggiuntivi per ridurre il rischio di errori che possono portare a inefficienze o costi aggiuntivi.
- Prevedere la crescita favorisce anche la puntualità delle consegne, evitando l’esaurimento delle scorte e riducendo al minimo il rischio di ritardi o errori di spedizione. Se sai già che spedirai in quantità molto maggiori verso una certa destinazione, puoi valutare il corriere migliore per quello scopo specifico. Facendo un’analisi comparativa dei corrieri, potrai prendere la decisione giusta ed evitare di incorrere in costi eccessivi.
Se riesci a prevedere la crescita futura, puoi fare delle stime sui tuoi volumi di spedizione, cercare di negoziare tariffe migliori con i corrieri e ottimizzare il tuo portfolio di trasportatori.
Usa i dati delle fatture per ridurre i costi di spedizione
Oltre a controllare le fatture quando le ricevi, puoi anche usarle in modo proficuo per evitare supplementi ed errori futuri e, più in generale, ottimizzare l’esperienza di consegna. I dati dei pacchi sono utili a molti scopi, non solo per il semplice tracking.
Valuta le prestazioni dei corrieri
Il controllo delle fatture non ti aiuta solo a capire se stai pagando troppo, ma ti permette anche di valutare le prestazioni dei corrieri. Se le fatture contengono costantemente errori o supplementi, magari puoi valutare l’idea di collaborare con altri corrieri.
Come esempio pratico, ti consigliamo di esaminare tutte le spedizioni che includono supplementi. Spesso i corrieri applicano delle spese aggiuntive perché i pacchi superano determinate dimensioni. Se un altro corriere consente dimensioni diverse o offre un metodo di spedizione ad hoc, può essere una buona opzione cambiare quello attuale per tagliare i costi.
Considera che scegliere la tariffa di base e dover pagare poi i supplementi spesso risulta più caro che scegliere un metodo premium, all’apparenza più costoso, che supporta però pacchi di grandi dimensioni.
Controlla gli accordi sul livello di servizio (SLA)
Come abbiamo già detto, controllare le fatture può farti anche capire se i corrieri mantengono le promesse sulle consegne. In particolare, i software che controllano le fatture confrontano i dati sul corriere con il tuo contratto, per verificare che abbiano rispettato i patti.
Se capita spesso che il corriere non consegni in tempo e ne hai la prova, puoi usarla per aumentare il tuo potere negoziale. Se il tuo corriere non sta rispettando gli accordi stipulati, faglielo presente. Inoltre, puoi usare i dati in tuo possesso anche per confrontarli con le offerte di altri corrieri.
Inizia ora ad eliminare i costi occulti e risparmiare sulle spedizioni
Hai mai pensato a quanto potrebbe essere semplice tenere sotto controllo i costi di spedizione ed evitare sorprese in fattura? Spedire non dovrebbe essere una fonte di stress o incertezze.
Per questo abbiamo sviluppato un sistema che, utilizzando i tuoi contratti con i corrieri e confrontandoli con dati di spedizione europei, ti permette di individuare eventuali spese errate. Puoi finalmente avere un quadro chiaro dei costi previsti e dire addio ai pagamenti in eccesso.
In più, il nostro software ti aiuta a scegliere i migliori corrieri per ogni mercato, dentro e fuori dal tuo paese. Con oltre 100 integrazioni disponibili, è pensato per crescere con te e adattarsi alle tue esigenze.
Vuoi saperne di più? Richiedi una demo e scopri in che modo puoi risparmiare fino al 15% sui tuoi costi di spedizione controllando automaticamente le fatture e ottimizzando il tuo portfolio di corrieri.