Spedire all’estero: guida per ecommerce internazionali

Se c’è una cosa che accomuna i destinatari dei quasi 250 miliardi di pacchi spediti ogni giorno su scala mondiale è quel fremito che ci attraversa quando dalla finestra vediamo arrivare lui: il corriere. Quali che siano i tuoi interessi, ti basta navigare su Internet per trovare un intero marketplace globale che offre consegne internazionali a pochi euro (o dollari, o sterline). Acquistare e spedire all’estero è ormai una pratica tutt’altro che rara, è parte insita del marketplace globale nel quale ci muoviamo e da cui tutti beneficiamo.

Noi clienti ci aspettiamo spedizioni internazionali rapide e senza intoppi, ma il dietro le quinte non è affatto semplice. Le aziende come la tua si devono confrontare con rischi sempre maggiori, dazi doganali, normative più rigide e la gestione dei resi. E se questo non fosse già abbastanza, si calcola che un collo su dieci viene smarrito, il che ti obbliga a offrire anche una rigorosa politica di reso.

Qualunque business serio che intenda spedire all’estero deve implementare una strategia solida. Non esiste un’unica soluzione valida per tutti, deve essere una strategia localizzata, utilizzando corrieri di cui i tuoi clienti si possano fidare e con politiche solide.

Se stai pensando di spedire all’estero o se desideri potenziare le vendite globali della tua attività, la nostra guida completa alle spedizioni internazionali può aiutarti a partire con il piede giusto sin dall’inizio.

Cosa sono le spedizioni internazionali?

Spedire all’estero, come si può intuire, implica l’invio di un collo in un paese diverso da quello d’origine. Facile, no? In realtà, non sempre.

Quando spedisci un collo all’interno del tuo paese, la normativa applicata è quella nazionale. Quando il tuo pacco valica le frontiere nazionali, invece, è coperto da pagine e pagine di leggi, regole e normative internazionali. Fare i conti con tanta burocrazia è davvero una sfida per tutti (soprattutto per le persone che non amano compilare moduli).

Spedire al di fuori di un’area economica condivisa è molto più arduo, come ci hanno dimostrato i ritardi e i disagi causati dalla Brexit. Le aziende che spediscono a clienti che si trovano nelle regioni dell’Asia Pacifica, in America del Nord e in America del Sud si confrontano con un ventaglio complesso di normative doganali e controlli sulle spedizioni che possono risultare di difficile gestione. È per questo che trovare il partner commerciale giusto e sviluppare una strategia mirata è essenziale per ottenere esiti positivi.

Di seguito ti illustriamo 7 aspetti fondamentali per qualunque strategia di spedizione internazionale secondo i nostri esperti.

• 1. Conosci il tuo mercato target
• 2. Scegli un corriere
• 3. Comprendi i requisiti legali
• 4. Passa la dogana
• 5. Confeziona ed etichetta adeguatamente i colli
• 6. Con assicurazione o senza?
• 7. Gestisci i resi internazionali

1. Conosci il tuo mercato target

Conosci davvero i tuoi clienti? Questa è la prima domanda che qualunque brand che voglia spedire all’estero si deve porre.

Dal Report sui Consumatori Online 2023 emerge che gli ecommerce di successo stanno costruendo i loro servizi intorno ai clienti, adeguandosi alle loro preferenze. Il cliente medio è propenso a spendere centinaia di euro online, con una media di 1,8 prodotti ordinati al mese, il che equivale a oltre 20 ordini online all’anno.

Come tutti gli ecommerce sanno, non tutti i clic si trasformano in vendite (purtroppo). Qual è il motivo principale per il quale i clienti abbandonano i loro ordini? Il 44% dichiara che a farlo desistere sono eventuali problemi con le opzioni di spedizione e consegna.

I clienti cercano la praticità, ma non perdono d’occhio i costi. Il 35%, infatti, riferisce che si aspetta di ottenere la spedizione gratuita per ordini superiori ai €150. La maggioranza resta però realistica: il 66% è consapevole che la pandemia ha aumentato i costi di spedizione per tutte le attività.

Il cliente medio si aspetta una consegna entro 3-4 giorni. È disposto ad aspettare un massimo di 5 giorni per la consegna, potenzialmente di più di quanto avessimo potuto pensare.

Lo studio ha rilevato che le aspettative dei clienti sui tempi di spedizione, sui prezzi, sui corrieri e sulle politiche di reso variano da territorio a territorio. Creare dei profili cliente con aspettative dettagliate ti consente di stilare un’offerta allettante e conveniente. Ti consente anche di identificare i territori in cui sei in grado di soddisfare le aspettative e quelli in cui non puoi.

È pur vero che sebbene sia importante identificare le differenze, con le tecnologie globali è emersa una classe di consumatori globali con aspettative condivise. In tutti i territori, i clienti si aspettano una customer journey “scorrevole”, dall’intenzione di acquisto fino agli ordini con un solo clic. Prima di iniziare a creare la tua strategia di spedizione internazionale, dedica del tempo a conoscere a fondo il tuo mercato target.

2. Scegli un corriere

Checkout completato: adesso è il momento di far arrivare il pacco al tuo cliente.

Considerato l’aumento incessante delle spese di spedizione, per la selezione del corriere devi trovare l’equilibrio giusto tra costi e velocità.

Di sicuro i clienti desiderano ricevere gli articoli il più velocemente possibile, se sono predisposti a pagare per tale rapidità. Condurre una ricerca sui tuoi clienti ti aiuterà a restringere le opzioni.

Il tuo metodo di spedizione internazionale ideale dipende fortemente dai tuoi prodotti e dalle aspettative dei clienti. Se non valuti attentamente i tuoi metodi di spedizione, potresti spendere troppo o perderti alcuni vantaggi, come il tracking migliorato, la consegna express o la consegna programmata.

Puoi scegliere tra tre tipi di corriere per le spedizioni:

1. Servizi postali
2. Corrieri
3. Spedizionieri

Analizziamoli in ordine.

1. Servizi postali

I servizi postali entrano in contatto con i soci internazionali locali per consegnare i tuoi pacchi.

• Pro: È più economico e generalmente gode di maggiore fiducia da parte dei clienti.
• Contro: Il pacco deve essere trasferito da un corriere a un altro una volta che attraversa il confine. C’è meno controllo e visibilità nel tracking e per i reclami potrebbe volerci più tempo.

2. Corrieri

Puoi anche utilizzare i corrieri internazionali che vantano reti globali come DHL, DPD e UPS.

• Pro: I corrieri express come questi hanno reti internazionali molto forti, quindi sono più rapidi e il tracking è maggiore.
• Contro: Generalmente sono più cari, il che aumenta i costi per i clienti.

3. Spedizionieri

Gli spedizionieri sono intermediari tra te (il mittente) e l’azienda di spedizione.

• Pro: Si occupano loro delle interazioni, risparmiandoti le seccature e fornendoti una soluzione unica
• Contro: I costi possono essere più elevati rispetto a un contatto diretto e la tua relazione sarà con l’intermediario, non con l’azienda incaricata della consegna.

La scelta dipende da molteplici fattori, inclusi i tempi per le spedizioni, l’affidabilità, il tracking e le capacità generali. Le tue scelte si devono basare sui requisiti e sulle aspettative dei clienti.

Sostanzialmente devi chiederti: ho la certezza che l’azienda consegnerà il mio collo al cliente in modo sufficientemente rapido e sicuro al prezzo che desidero pagare?

Calcolare le spese di spedizione

Una volta stabilito quali prodotti spedirai, dove li spedirai e chi sarà responsabile della consegna, puoi calcolare le spese di spedizione.

Ci sono numerosi fattori che intervengono quando spedisci all’estero, tra cui dazi e imposte, il valore del pacco, il costo del carburante, il metodo di spedizione (via terra, mare o aria), la distanza della consegna, il peso e le dimensioni e l’assicurazione e le coperture.

La maggior parte delle aziende e dei brand offre delle fasce di spedizione per agevolare i clienti. Suddividono, ad esempio, i colli per dimensione:

• La spedizione degli articoli piccoli costa €5
• La spedizione degli articoli medi costa €10
• La spedizione degli articoli grandi costa €20

L’utilizzo di fasce semplifica i calcoli per i clienti e permette loro di conoscere il costo totale della consegna delle merci.

I clienti vogliono sempre ricevere i prodotti al minor prezzo possibile, per questo i business devono fare di tutto per ridurre al minimo i costi di spedizione. Una via percorribile è quella di negoziare sconti e tariffe favorevoli per spedizioni in grandi quantità. La convenienza di questa strategia dipende dalla grandezza del tuo business. Nella maggior parte dei casi, quanto più grande è la tua attività (e il numero di colli che spedisci), tanto maggiore sarà lo sconto che puoi negoziare.

Ricorda che puoi trarre vantaggio dalle piattaforme di spedizione come Sendcloud che possono utilizzare la loro grandezza e dimensione per passare sconti in blocco e tariffe agevolate. Le aziende in forte crescita possono avere accesso a una soluzione semplice e conveniente che consente loro di soffermarsi su aspetti più importanti del loro business: i loro clienti.

3. Comprendi i requisiti legali

Le merci che attraversano le frontiere sono sottoposte a controlli rigorosi. Troverai un elenco di articoli vietati (che non possono essere spediti in nessuna circostanza), articoli che potrebbero essere limitati (legni soggetti alla CITES, ad esempio) e articoli che devono essere chiaramente etichettati (come gli articoli contenenti batterie agli ioni di litio).
È tua responsabilità comprendere cosa puoi e cosa non puoi spedire e accertarti di completare tutti i moduli pertinenti, quindi controlla attentamente se l’invio dei tuoi prodotti è a norma di legge.

Quali sono gli articoli vietati?

A seconda del paese e del corriere, esistono norme diverse circa le merci ammesse e non ammesse per le spedizioni. Quindi prima di provare a entrare in un mercato o di utilizzare un corriere, svolgi delle ricerche. Sei tu che devi accertarti che la spedizione dei tuoi articoli sia sicura e legale.

Ecco un elenco di prodotti che tendenzialmente non potrai spedire all’estero:

• Spray aerosol
• Bevande alcoliche
• Sigarette
• Merci deperibili
• Petrolio o benzina
• Smalto per unghie
• Profumo e dopobarba
• Veleno
• Accendini
• Estintori
• Maschere antigas
• Biglietti della lotteria
• Diamanti grezzi
• Batterie danneggiat
• Calamite

Oltre a questo, considera che i corrieri possono effettuare controlli in loco sui colli che appaiono sospetti, controlli tutt’altro che rari. Ispezioneranno i pacchi che presentano queste caratteristiche:

• Sono danneggiati o non sono imballati correttamente
• Presentano perdite, odori strani o altri segnali di contenuto inadeguato
• Non sono imballati bene o sono sospetti

Perché lo fanno? Hanno la responsabilità legale di verificare che le loro operazioni siano sicure e in regola. Le batterie danneggiate, ad esempio, potrebbero innescare un incendio ed essere potenzialmente catastrofiche.

Se i corrieri o le autorità doganali trovano prodotti che non possono essere spediti, tali articoli saranno confiscati o distrutti e tu non solo subirai una perdita economica, ma ti ritroverai con un cliente insoddisfatto.

4. Passa la dogana

È essenziale essere diretti con i clienti circa le tariffe che dovranno pagare per importare merci o ti potrebbero accusare di essere fuorviante. Tali costi includono i dazi di importazione, l’IVA e le spese richieste dai corrieri. Magari potresti non riuscire a fornire un calcolo dettagliato al centesimo, ma puoi comunque comunicare un costo indicativo agli acquirenti.

Perché tutto questo zelo? Perché se il tuo cliente non è al corrente di questi costi, potrebbe rifiutare il pacco. In questo caso, ti ritroveresti a pagare non solo le tariffe doganali, ma anche le spese per il reso del pacco. E come se non bastasse, con un cliente insoddisfatto la tua reputazione online potrebbe vedersi compromessa.

Le aziende che si dedicano a spedire all’estero devono sviluppare dei solidi termini commerciali internazionali (comunemente noti come Incoterms) che vengono inviati a ogni cliente (o sono facilmente accessibili online).

Gli Incoterms svolgono tre funzioni essenziali:

1. Assegnazione delle spese: Indicano chi deve assumere le spese di spedizione, assicurazione, importazione e dogana relative alla spedizione.
2. Distribuzione degli obblighi: Indicano chi è responsabile del trasporto e dove.
3. Trasferimento dei rischi: Indicano chi è responsabile delle merci in ogni fase della spedizione, ivi inclusi i casi in cui il rischio e le spese di consegna passano dal venditore all’acquirente.

 

Di quale modulo doganale hai bisogno?

Nell’UE, vige la libera circolazione delle merci tra paesi. Per spedire al di fuori dei suoi confini, devi compilare alcuni moduli!

A seconda del corriere e della destinazione, per spedire all’estero dovrai compilare una Fattura commerciale, un modulo CN22 o CN23 e un Certificato di origine.

• Dichiarazione doganale CN22: Includi una dichiarazione CN22 quando spedisci merci dal peso massimo di 2 kg e dal valore massimo di 425 euro. Devi apporre la dichiarazione doganale CN22 sull’esterno del pacco.
• Dichiarazione doganale CN23: Includi una dichiarazione CN23 quando spedisci merci che pesano più di 2 kg e/o il cui valore è superiore ai 425 euro. La dichiarazione CN23 è più estesa rispetto alla CN22 e deve essere apposta sull’esterno del pacco in una busta trasparente. Inserisci una seconda copia anche all’interno della confezione.
• Avviso di spedizione CP71: Si tratta di un documento obbligatorio che accompagna la dichiarazione CN23.
• Fattura commerciale: Includi la Fattura commerciale in qualunque spedizione commerciale diretta in un paese al di fuori dell’UE. La fattura commerciale è un documento doganale obbligatorio che include informazioni sui contenuti del pacco e qualunque termine concordato, come ad esempio chi paga le spese doganali (gli Incoterms).

Ti sembra una montagna di lavoro? In effetti lo è. Ma c’è una soluzione. Le aziende possono liberarsi della seccatura di gestire queste dichiarazioni utilizzando la generazione doganale automatizzata. Ad esempio, con Sendcloud puoi generare un modulo doganale conforme e pronto per la stampa in tutta facilità e inserirlo nella tua confezione. Il risultato è zero errori umani e un enorme risparmio di tempo!

5. Confeziona ed etichetta adeguatamente i colli

L’imballaggio dei prodotti destinati alla spedizione internazionale potrebbe sembrare un’operazione fin troppo facile, ma sapevi che devono poter resistere a una caduta da 1,5 metri?

Ti diamo alcuni consigli di esperti su come imballare i tuoi pacchi perché resistano a tutti gli urti e i contraccolpi delle spedizioni internazionali.

Cosa fare

• Rinforza gli angoli del pacco con del nastro adesivo da imballaggio di almeno 48 mm di larghezza
• Lascia uno spazio di 6 cm tra il prodotto e la scatola per la spedizione
• Riempi il pacco con materiale di riempimento, come millebolle o trucioli di polistirolo espanso
• Utilizza scatoloni di cartone ondulato a due strati per le merci fragili e aggiungi un ulteriore strato di protezione con il millebolle

Cosa non fare

• Evita di utilizzare scatoloni troppo grandi e pesanti, pagherai di più per la spedizione
• Non usare una corda o dello spago per sigillare la scatola e non coprire i pacchi con una pellicola
• Non utilizzare mai giornali o altri contenuti pubblicati per incartare i pacchi. Potrebbe essere vietato dalla censura locale, che potrebbe bloccare il tuo pacco

Definire un processo per l’imballaggio dei colli internazionali può garantirti che le tue merci arrivino al cliente nelle migliori condizioni possibili. Potrebbe richiedere un po’ più di tempo (e costare un po’ di più), ma il risultato saranno pacchi protetti e clienti felici.

6. Con assicurazione o senza?

Sappiamo tutti che gli incidenti possono accadere e che i colli possono essere smarriti, quindi l’assicurazione è essenziale. L’assicurazione protegge te e i tuoi clienti in caso di incidente con il tuo pacco.

In alcune opzioni di spedizione, l’assicurazione è prevista come standard per una certa cifra. In alternativa, puoi richiedere un’assicurazione supplementare tramite il corriere o un fornitore terzo.

La decisione di assicurare o meno i tuoi pacchi dipenderà dalla tua attitudine al rischio e dai costi degli articoli che stai spedendo.

Nel considerare i costi richiesti, pensa anche al segnale che trasmetti non offrendo l’assicurazione. Vuoi esporre i tuoi clienti ai rischi e danneggiare potenzialmente la tua reputazione non offrendo una protezione aggiuntiva?

7. Gestisci i resi internazionali

Ci auguriamo sempre che tutti i clienti siano soddisfatti, ma sappiamo che alcuni non lo saranno. I tassi medi di reso nell’ecommerce si attestano addirittura intorno al 20-30%. Considerato il costo e la fatica, le persone che vorranno restituire i pacchi ricevuti all’estero saranno meno, ma dovrai comunque avere un processo per gestirli.

Innanzitutto, ci sono dei punti in cui potresti migliorare il tuo processo per ridurre al minimo i resi? Alcuni metodi che puoi provare per ridurre i resi includono migliorare il packaging per ridurre i danni, aggiungere recensioni dei clienti per fornire insights e offrire opzioni flessibili di rimborso come i rimborsi parziali.

Devi accettare i resi internazionali? La risposta non è così semplice. Nei vari paesi vigono norme diverse per le approvazioni e i resi. In Europa, i clienti hanno 14 giorni di tempo per restituire un articolo. In Australia, non è previsto nessun periodo di “ripensamento”. Tuttavia, molti brand accettano comunque tutti i resi internazionali a prescindere dal fatto che siano obbligati legalmente a farlo o no, perché va a vantaggio della loro immagine aziendale.

Non hai l’obbligo di pagare per una spedizione di reso, ma ricordati di verificare che le merci restituite siano in condizione di essere rivendute. Se un cliente decide di effettuare un reso, deve essere libero di scegliere come effettuarlo, inclusa la selezione del corriere e di un punto di consegna. Un portale dei resi come quello gestito da Sendcloud ti consente di tenere sotto controllo il tuo processo di reso, offrendo al contempo il vantaggio di un processo ampiamente collaudato.

Un altro consiglio ottimo è quello di includere un’etichetta di reso prepagata nel pacco. Questo ti garantisce un reso sicuro e il costo può essere automaticamente scalato dall’importo del rimborso.

Se poi vuoi liberarti completamente di questa seccatura, ci sono varie opzioni tra cui puoi scegliere:

• Esternalizzare i resi a un partner commerciale locale: I tuoi clienti potranno restituire i prodotti in modo economico nel loro paese e il tuo partner commerciale si occuperà delle pratiche amministrative e della restituzione al tuo magazzino. Puoi persino utilizzare tale partner locale come magazzino per rivendere i prodotti in loco.
• Collaborare con una società di logistica internazionale: Puoi prendere accordi sui prezzi sia per le spedizioni che per i resi in uscita e aggiungere alle spedizioni un’etichetta di reso pronta all’uso.
• Soluzioni di reso internazionale: Varie società offrono soluzioni complete di reso su scala internazionale. In Europa, puoi usare il tuo portale dei resi personale tramite Sendcloud, disponibile nel nostro software all-in-one e attraverso l’API. L’utilizzo di regole per il reso ti consentirà di effettuare i resi internazionali alle tue condizioni e di abilitare i resi per certi prodotti/regioni.

Ricorda che anche le merci che rientrano nel tuo paese dovranno passare i controlli e che sarà necessario completare tutti i moduli opportuni per avere la certezza che li passino al primo tentativo (evitando così costi inutili). Collaborare con un partner per i resi può garantirti l’espletamento di tutte queste pratiche burocratiche; a te resterà la gestione del reso e l’elaborazione del pagamento.

Sendcloud, ad esempio, offre alle aziende dei resi sicuri e protetti. Il tuo business può trarre vantaggio da:

 

• Una copertura integrale: Copertura fino a €10.000 per colli smarriti o danneggiati, incluso il prezzo alla vendita e le spese di spedizione.
• Elaborazione rapida dei reclami: Compilazione semplice e risoluzione rapida dei reclami, con il 95% dei reclami risolti entro 24-72 ore dalla presentazione. Tempi di risoluzione più rapidi rispetto alle offerte dei corrieri standard.
• Rimborsi rapidi: Ricevi il rimborso entro 48 ore dall’approvazione del reclamo e riprendi la tua attività come di consueto.

Conclusione

Spedire all’estero può essere un’attività complessa, ma esistono soluzioni. È essenziale che qualunque attività che spedisca un prodotto all’estero sviluppi una strategia solida basata su una comprensione dettagliata dei requisiti del cliente, delle normative internazionali e degli aspetti pratici dei costi.

La burocrazia, i moduli e le questioni legali possono trattenere i business dal fare ciò che meglio sanno fare: deliziare i clienti. Ovviamente, puoi scegliere di sviluppare un tuo processo personale per le spedizioni internazionali, ma lavorare con un partner ti offre enormi vantaggi. I clienti possono scegliere tra vari corrieri e la tua attività può beneficiare di tariffe prenegoziate. Un portale online dal facile utilizzo rende estremamente semplici i resi internazionali per clienti e business. Una soluzione conveniente e che ti risparmia una montagna di seccature.

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